Funzione automatica di riconciliazione dell'estratto conto bancario

E' stata introdotta all'interno di SferaNET la funzione "Controllo estratto conto bancario" che ti permette di riconciliare l'estratto conto bancario con le registrazioni di SferaNET.

La funzione è presente sotto il menù "Contabilità":

I passaggi da effettuare per procedere con la riconciliazione sono i seguenti:

1. Compilazione del file Excel da caricare in SferaNET.

2. Upload del file Excel.

3. Associazione delle registrazioni contabili di SferaNET con i movimenti bancari.


Di seguito ti spiego nel dettaglio tutti i passaggi da effettuare operativamente nel tuo ambiente SferaNET:


Step 1 - Compilazione del file Excel da caricare in SferaNET

Il primo passaggio da effettuare è compilare il file Excel template che ti fornirà il nostro helpdesk.

Per reperire il file, dovrai quindi inviare una mail ad helpdesk@partnersolution.it richiedendo l'invio del file template.

Una volta ricevuto il file, potrai procedere con la riconciliazione automatica.

Di seguito troverai la linea guida per la compilazione:

Colonna "MBPC_ID"

Questa colonna non dovrà essere compilata ma lasciata vuota.

Colonna "DATAOPERAZIONE"

Dovrà essere inserita la data operazione con formato GG/MM/AAAA (l'anno dovrà essere formato da 4 lettere).

Tale informazione la troverai all'interno dell'estratto conto bancario.

Colonna "DARE"

Inserire l'importo con valore ,00

Tale informazione la troverai all'interno dell'estratto conto bancario.

Colonna "AVERE"

Inserire l'importo con valore ,00

Tale informazione la troverai all'interno dell'estratto conto bancario.

Colonna "DESCRIZIONE"

Inserire la descrizione dell'operazione bancaria.

Tale informazione la troverai all'interno dell'estratto conto bancario.

Alcune note importanti prima della compilazione:

NOTA 1

Tutte le righe dovranno essere complete di tali informazioni:

  • DATAOPERAZIONE
  • DARE
  • AVERE
  • DESCRIZIONE

NOTA 2

Quando nelle colonne "DARE" e "AVERE" non sono presenti gli importi, inserire sempre il valore 0,00

NOTA 3

L'estratto conto bancario viene generalmente estrapolato con l'importo DARE e AVERE invertito rispetto a SferaNET.

Di conseguenza, l'importo che trovi sotto la colonna DARE nell'estratto conto dovrai inserirlo sotto la colonna AVERE del file Excel template che andrai a caricare in SferaNET.

Viceversa, quello che troverai in AVERE nell'estratto conto bancario, dovrai caricarlo sotto la colonna DARE del file Excel template che andrai a caricare in SferaNET.


Una volta compilato il file template Excel, potrai procedere con il passaggio successivo, cioè il caricamento del file in SferaNET.


Step 2 - Upload del file nella funzione "Controllo estratto conto bancario"


Il primo passaggio da effettuare è settare il parametro ECBancarioContoBanche inserendo il codice mastro della sezione banche del piano dei conti.

Per trovare tale codice, è necessario accedere alla funzione "Piano dei conti"

Una volta all'interno, i passaggi da effettuare sono i seguenti:

1. Cliccare su "Ricerca"

2. Cliccare sulla riga "Disponibilità liquide"

In corrispondenza della riga "Depositi bancari e postali" troverai il codice "Conto" che dovrà essere inserito nel parametro (in questo caso il codice è 13401):


Una volta recuperato il codice, dovrai aprire la funzione "Controllo estratto conto bancario"

e premere SHIFT + F12 della tastiera.

Nella schermata che si aprirà, dovrai fare doppio click nella riga "ECBancarioContoBanche":

Successivamente, in corrispondenza di "Valore", dovrai inserire il codice precedentemente estrapolato (in questo caso 13401):

Fatto questo, potrai procedere con l'upload del file.

Per caricare il file dovrai cliccare sul pulsante "Import EC Bancario":

Successivamente dovrai:

1. Cliccare sulla freccia in basso per selezionare la banca di riferimento

2. Cliccare sul nome della banca

Una volta selezionata la banca, potrai effettuare l'upload del file cliccando sul pulsante UPLOAD:

Effettuato l'upload, si avvierà l'operazione batch che effettuerà l'upload del file:

Al termine, compariranno i movimenti bancari da riconciliare [1] e potrai procedere con l'importazione dei movimenti cliccando sul pulsante [2]:

Terminata l'operazione, potrai procedere con lo step successivo, cioè con l'associazione delle registrazioni contabili di SferaNET con le registrazioni presenti nel file bancario.

 

Step 3 - Associazione delle registrazioni contabili di SferaNET con le registrazioni presenti nel file bancario

La prima cosa da fare è ricercare i movimenti precedentemente importati.

Per farlo, è necessario:

1. Selezionare la banca

2. Inserire il periodo di competenza dei movimenti caricati

3. Cliccare su "Elabora EC Bancario"

Durante questo passaggio, che potrebbe durare qualche minuto (a seconda dei dati da riconciliare), il programma assocerà i movimenti contabili caricati in SferaNET con quelli presenti nell'estratto conto bancario se troverà corrispondenza tra importo e data movimento.

Esempio: se nell'estratto conto bancario è presente una registrazione di € 360,99 in data 10/11/2023 e la stessa registrazione è presente anche in SferaNET, il programma provvederà a settare riconciliata quel movimento bancario.

ATTENZIONE! Se nella stessa data sono presenti due righe con stesso importo, il sistema rileverà quelle due righe come riconciliate ma da controllare!

Terminata l'operazione di associazione automatica, se necessario, potrai procedere con la riconciliazione manuale dei movimenti bancari che il programma non è riuscito a collegare automaticamente. 

Ma come fare? Cliccando qui potrai visualizzare la guida per riconciliare manualmente i movimenti bancari con le registrazioni di SferaNET.

Terminata la riconciliazione, potrai ricercare i vari movimenti tramite i filtri di ricerca del campo "Stato movimenti":

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