Come generare il file per l'invio dati ad American Express - Export AMEX (EBTA)

 

La procedura descritta di seguito mostra come procedere per generare i file conformi alle specifiche AMEX per l'invio dati finalizzato all'arricchimento dell'estratto conto dei clienti Business Travel (File AIR) oppure all'addebito di importi nel medesimo estratto conto (File Non AIR).

CONFIGURAZIONI

Anzitutto sono da verificare le seguenti configurazioni, nel menù "Agenzia" >> "Parametri EC CC"

Sarà cura del nostro helpdesk supportarvi nella corretta compilazione dei vari parametri richiesti:

Dopo aver configurato i parametri, si può procedere associando la carta American Express, sempre dal menù "Agenzia" >> "Carte di credito"

Da qua procedere come indicato di seguito:

1) Inserire la carta American Express come una normale carta agenzia

2) Associare la carta American Express al cliente business travel cui si riferisce

FUNZIONAMENTO

Dopo aver effettuato l'associazione Carta di Credito  >> Cliente, sarà il programma automaticamente a tenere traccia di tutto quello che è stato pagato con la carta specificata (Biglietti e Servizi), senza nessun ulteriore intervento da parte dell'utente finale, che dovrà solo gestire i casi di inserimento manuale di biglietti e servizi indicando, come sempre fatto, la carta utilizzata per il pagamento. Per quanto riguarda invece gli importi pagati dall'azienda (con la propria carta o con altre modalità) e da riaddebitare al cliente tramite AMEX, SferaNET prenderà come riferimento il venduto del cliente stesso.

In sintesi:

- Biglietti e servizi pagati con carta di credito AMEX del cliente: confluiscono nel file AIR e servono solo per arricchire l'EC del cliente finale con le informazioni aggiuntive

- Biglietti e servizi pagati con carte aziendali e/o altri metodi: confluiscono nel file NON AIR, e sono addebitati da AMEX al cliente finale attraverso il proprio EC

GESTIONE ESPORTAZIONE FILE

Per generare il file da esportare nel sistema Amex, procedere come di seguito indicato:

1) accedere al menù "AMEX" (qualora non presente, contattare il nostro Helpdesk per verifiche)

2) Accedere alla funzione "Estratto conto carte di credito - Export File"

Da questa funzione è possibile ricercare le esportazioni già fatte e/o generare nuovi file di esportazione.

La procedura si articola in 2 momenti:

- elaborazione del file: viene creato l'estratto conto riepilogativo con i dettagli (biglietti e quote) pagati con la carta selezionata

- creazione del file: viene creato il file da esportare

ELABORAZIONE NUOVO FILE

Per elaborare un nuovo file, cliccare su "Nuovo estratto conto"  e inserire i seguenti dati:

  • Agenzia emittente
  • Categoria EC (es. American Express o Airplus)
  • Data transazione CC Inizio
  • Data transazione CC Fine

Nota: la data di transazione si riferisce alla data indicata nei biglietti e nei servizi, corrispondente a quella in cui sono stati acquistati e pagati con carta di credito (del cliente oppure aziendale) o venduti al cliente, se pagati con altri metodi (es. bonifico). Per la data Inizio, si consiglia di lasciare sempre il 01/01 dell'anno in corso, poichè SferaNET considera i dettagli inclusi in altri EC precedentemente emessi già trasmessi ed evita quindi che ci siano degli invii duplicati.

  • Cliente
  • Numero di carta AMEX associato al cliente (si può elaborare una sola carta alla volta)

Terminato l'inserimento di campi, cliccare su "Elabora". Se ci sono biglietti o servizi non ancora elaborati, verrà mostrato un messaggio di avvenuta generazione del nuovo Estratto Conto.

Importante! Poiché Amex chiede che il file venga inviato tutti i giorni, entro le 16:00, questa operazione va svolta quotidiamente, entro l'orario suddetto, inserendo come data transazione inizio il 01/01 dell'anno in corso, e come data transazione fine, la data del giorno stesso dell'elaborazione.


CREAZIONE NUOVO FILE

Dopo aver elaborato il file, è possibile procedere con la generazione. Procedere come di seguito indicato.

1) Riprendere il file elaborato. La ricerca può essere fatta per vari criteri, ma si consiglia di utilizzare il filtro per "Esportato" = No

2) Accedere in modifica dell'Estratto Conto e cliccare su "Genera file"

Se il pulsante non è visibile, significa che il file è già stato generato e il campo "Data export" è valorizzato (vedere più avanti come ripetere la generazione di un file già creato)

3) Cliccando su "Genera files" verranno creati i file relativi alle transazioni AIR - INVOICE FILE e NON AIR . CHARGE FILE di Amex. Il contenuto del file è visibile nelle rispettive sezioni.

4) Cliccare quindi su "Scarica file" per ottenere il file in formato .csv

Il file così ottenuto, va poi caricato nel portale AMEX https://fsgateway.americanexpress.com/, e con questa operazione si conclude la procedura.



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