Funzione Import Pratiche

La funzione import pratiche consente di:

  • verificare la lista delle prenotazioni che sono state catturate dal proprio sistema di booking
  • verificare ed eventualmente modificare i dati che sono stati importati
  • creare automaticamente la pratica

ACCESSO ALLA FUNZIONE E RICERCA PRENOTAZIONI

La funzione si trova nel menù BASE

Nel momento in cui la prenotazione viene confermata nel sistema di booking, in SferaNET viene generato il corrispondente record di prenotazione da trasformare in pratica.

Quindi il processo si articola in 3 momenti:

  1. conferma del booking nel sistema di prenotazione
  2. creazione in SferaNET della prenotazione catturata (Attenzione! Questa non è ancora la pratica definitiva!)
  3. creazione in SferaNET della pratica definitiva

RICERCA PRENOTAZIONI

Dal pannello principale, è possibile applicare i filtri necessari per visualizzare le prenotazioni, in base a:

  • Stato (Elaborate/Non elaborate)

Non Elaborata: la prenotazione è stata catturata ma non è ancora stata creata la pratica nel gestionale

Elaborata: la prenotazione è stata catturata ed è anche stata creata la pratica

  • Cliente: contraente della prenotazione
  • Codice file: codice di conferma TO

CONTROLLO DATI

Prima di procedere con la creazione della pratica definitiva, si ha la possibilità di visualizzare tutte le informazioni relative al viaggio e, se necessario, modificarle.

Per fare ciò è sufficiente fare doppio click sulla riga relativa alla prenotazione.

Di seguito il dettaglio delle schermate che si andranno ad aprire:

Sezione "Pratica"

Sono riportate tutte le informazioni relative a:

- Cognome e nome del cliente

- Descrizione della pratica (può essere modificata con la dicitura che si vuole)

- Cliente

- Fornitore della prenotazione

- Codice file: corrisponde al numero della prenotazione ossia il Codice TO

- Informazioni dettagliate (data partenza, rientro, numero adulti, bambini, etc)

Sezione "Servizi"

E’ possibile modificare, se necessario, tutti i dati relativi alla prenotazione (data partenza, rientro, tipo del servizio, tipo vendita, etc)

Invece accedendo alla sezione delle quote [2], possono essere modificati tutti i vari importi delle singole quote di servizio.

Per modificarle è sufficiente fare doppio click con il mouse sulla riga desiderata

Infine, nel tab “Passeggeri” sono riportati i passeggeri della pratica (contraente e passeggeri)

Effettuate le opportune verifiche, si può procedere con la creazione della pratica.

CREAZIONE PRATICA

Dal pannello principale selezionare una o più righe e cliccare sul pulsante “Crea pratiche”:

Verrà quindi creata una pratica per ogni codice di conferma TO.

Dopo che la prenotazione è stata trasformata in pratica:

  • sarà ricercabile come "Elaborata"
  • sarà indicato il numero di pratica
  • verrà mostrato il riferimento alla pratica nella sezione "Pratica"

Nota: le eventuali modifiche alla prenotazione, successive alla creazione della pratica, dovranno essere riportate manualmente

CODIFICA CLIENTE E FORNITORE

Affinché la creazione pratica vada a buon fine è necessario che siano creati correttamente CLIENTE e FORNITORE.

Per quanto riguarda il cliente, quest'ultimo viene creato automaticamente se non ne viene trovato uno già esistente. Il controllo di esistenza si basa sui seguenti campi, controllati in sequenza:

  • Codice fiscale (che per i clienti esteri corrisponde al codice del cliente nel sistema di booking originale)
  • Nome e cognome

Se SferaNET trova corrispondenza con uno di questi 2 criteri, assegna il cliente già esistente, altrimenti ne crea uno nuovo.

Per quanto riguarda invece il fornitore, deve invece esistere già un fornitore correttamente configurato e codificato.

Cliccare sul link di seguito per accedere alla FAQ che spiega come configurare correttamente il fornitore: https://www.partnersolution.it/faq/380-come-codificare-i-fornitori-per-l-import-pratiche

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